Buscando ayuda de terceros en un proceso de sourcing complejo
Por Tom Cartwright
El dilema es: ¿contratar o no contratar un intermediario para mi proceso de seleccion y compra? Y, si lo hago, ¿cómo elegir al correcto? Como empleado que en puestos anteriores ha contratado intermediarios para empresas como Verizon y JCPenney, puedo compartir un poco de mi experiencia. Sin embargo, este artículo pretende solamente mostrar una visión general de un caso en el que los consultores en sourcing de Tsol entregaron resultados excepcionales tanto para el cliente como para los invitados a la licitación.
Cuando un intermediario posee un gran conocimiento de la industria, excepcionales habilidades comunicacionales, y mejores prácticas establecidas y desarrolladas a través de un histórico de proyectos exitosos, involucrar a este intermediario puede resultar muy benéfico para la compañía que necesita apoyo en su proceso de compra, para los concursantes en general, y especialmente, para el proveedor de servicios que gane el contrato. Este fue el caso recientemente cuando varios distribuidores en México participaron en una licitación liderada por Tsol para convertirse en el proveedor de distribución nacional para las tiendas Little Caesars Pizza® en México.
Little Caesars® comprendió el valor potencial de involucrar expertos. La cadena global no tenía problemas de servicio significativos con el proveedor actual. Si embargo, después de una expansión de tiendas bastante exitosa durante 5 años, y una gran proyección para el futuro, y el deseo de asegurar a los franquiciados locales que contarían con los costos más competitivos de distribución dentro del país, el franquiciador tomó la decisión de contratar intermediarios para entender la situación y elaborar un plan. Little Caesars® tenía algo conocimiento del mercado de proveedores de distribución en México, pero reconocieron que un conocimiento profundo del mercado sería clave para el desarrollo de una estrategia acertada de cadena de distribución y costos.
Tsol desarrolló una estrategia y un plan para facilitar la toma de decisión; ya fuera ésta mantener los servicios del proveedor actual, o transferir la distribución a un nuevo proveedor. De principio a fin, la oferta de precio fue significativamente menor de lo que era antes de comenzar el proceso de compra. Más importante aún, varios concursantes muy bien calificados fueron identificados y, entre los finalistas, se identificaron ahorros potenciales y evasión de costos importantes.
¿Qué hizo este Proyecto tan exitoso para Little Caesars® y sus franquiciados?
Como en todos los proyectos, procesos claramente definidos y eficiente gestión de proyecto hicieron este esfuerzo exitoso. Por otra parte, tal vez más importante aún fue la decisión de involucrar recursos locales, expertos en procesos, experiencia en la industria y conocimiento del mercado en el país.
Scott Haveman, Vice Presidente de Cumplimento para Little Caesars Pizza® dijo, “Tsol cuenta con las herramientas básicas de gestión de proyecto que uno espera, pero lo que realmente sobresalió fue su experiencia y conocimiento de la industria y del mercado de distribución en México. Este conocimiento y experiencia resultó crítico para lograr los objetivos estratégicos del proyecto.”
Después, además de funcionar como un intermediario durante el proceso de selección, una vez que el contrato fue adjudicado al ganador, Axionlog, Tsol fue requerido para continuar trabajando con Little Caesars® durante la transición del distribuidor anterior al nuevo. Los intermediarios operativos de Tsol trabajaron mano a mano con el equipo de líderes de Axionlog para desarrollar planes de gestión del cambio y administración de proyecto. Al principio, el ganador estaba ansioso por transferir rápidamente el inventario desde los centros de distribución del proveedor anterior las instalaciones de surtido de órdenes de Axionlog. Sin embargo, con cientos de tiendas esperando un abasto ininterrumpido de productos comestibles y con franquiciados dependientes de una ejecución sin fallas, no había margen para el error.
Las aportaciones de todos los involucrados fueron de valor crítico. Por ejemplo, a los franquiciados se les solicitó compartir sus objetivos primordiales al principio del proceso. Se llevaron a cabo juntas cara a cara y actualizaciones regulares para explicar el RFP en detalle a los franquiciados. Axionlog agendó juntas planeación de la transferencia en las oficinas corporativas de los franquiciados con algunos operadores de tiendas a través del país. Al final, la fecha planeada de “salida en vivo” de cada CEDIs se ejecutó en tiempo y sin comprometer los niveles de servicios.
Jose de Echavarri, Director de la Región Norte y Director General para México de Axionlog declaró, “En nuestra experiencia con transiciones de este tipo y tamaño, el éxito solo es posible cuando existe un alto grado de confianza y coordinación entre todas las partes. Con el liderazgo y conocimiento de Tsol, asi como el profesionalismo de todos los involucrados, consideramos que el Proyecto Little Caesars® como una de nuestras mayores historias de éxito en 2017.”
Es común para las firmas de consultoría el hacer recomendaciones y proponer cambios, para salir en seguida por la puerta y dejar toda la ejecución en manos del cliente. Los vacíos durante la fase de descubrimiento y definición de los proyectos y los malentendidos entre el intermediario y el cliente algunas veces resulta en el fallo al alcanzar las métricas esperadas.
Darrell Snygg, Senior VP de Finanzas, Contabilidad y Administración de Little Caesars Pizza® añadió,
“Tsol añadió un gran valor y visión y demostraron flexibilidad para adaptarse mientras el proyecto evolucionaba. Al final, resultó un gran compañerismo que ayudó a nuestras tiendas actuales a incrementar su utilidad y que soportará nuestro crecimiento continuo en la región.”
En este ejemplo, Tsol trabajó en los detalles con Little Caesars® y Axionlog para asegurar que las métricas se cumplieran.
La práctica de Sourcing de Tsol está preparade para brindar soporte en la ejecución de un proceso riguroso de selección de proveedor ya que consideramos el periodo de transición desde el principio, y estamos preparados para respaldar los resultados de nuestras recomendaciones.
El 25 de Julio de 2017, ejecutivos de Little Caesars® volaron desde Detroit, Michigan, a la Ciudad de México para entregar a los líderes de proyecto, tanto en Tsol como en Axionlog, el premio “Be a Hero”, reconociendo los logros excepcionales de este proyecto colaborativo.