Factores clave para la gestión del Cambio

Trabajando con el capital humano para adaptarse al cambio

En Tsol entendemos que no hay empresa exitosa sin un equipo adaptable y comprometido detrás. Por ellos, compartimos con ustedes información de valor para cualquier organización en crecimiento.

Conforme van creciendo y desarrollándose las organizaciones y llevan a cabo un proceso de maduración, es necesario realizar cambios significativos que pueden ir desde crear una estructura más robusta y organizada, o un sistema que soporte las operaciones con tecnología más sofisticada, por mencionar algunos; este proceso impactará en las personas que conforman la Empresa, por lo cual será primordial apoyar esta nueva adopción.

Es ahí donde el proceso de Gestión del Cambio dentro de las organizaciones es una práctica que toma fuerza, ya que se presta más atención al recurso humano, se le acompaña en un proceso donde habrá movimientos significativos que afectarán su desempeño dentro del puesto, ya que tendrá que aprender otra forma de trabajar, a través de utilizar herramientas, tener una definición puntual de su puesto, e incluso cambiar su actividad para incorporarse a la nueva estructura.

La base de un cambio se da en varias vertientes que es importante conocer e identificar antes de realizar cualquier tarea que vaya a impactar a las personas: en primer lugar es fundamental conocer la Organización, su cultura, su forma actual de trabajo; conocer la motivación de esta empresa a buscar un cambio; cuáles serán las áreas de impacto, identificar si es de forma o de fondo la modificación; hacer un recuento de cambios previos para anticipar cómo vivirá el personal la nueva situación y planear estrategias para lograr implementarlo, haciendo de este proceso algo amable y menos doloroso.

Es frecuente observar que el servicio para manejar la Gestión del Cambio dentro de las empresas se ve como innecesario; no toman en cuenta que esto ayuda a disminuir la resistencia, favorece la adopción de la nueva forma de trabajo e involucra a los participantes en los diferentes momentos de la implementación, puesto que a las personas les gusta sentirse partícipes, favoreciendo el compromiso y siendo promotores de él.

Durante el proceso de cambio, se identifican una serie de emociones y conductas, que en muchos momentos son factores de resistencia y que pueden vencerse dando la claridad sobre las actividades que se están haciendo, al igual que identificar sus temores y buscar la manera de trabajarlos:

  • Aumento de energía

    No siempre bien dirigida, en muchos momentos una duplicidad en el trabajo, acompañado de jornadas extensas como una forma de disminuir la ansiedad ante el cambio puede implicar que la persona se sature de actividades; que no quiera dar tiempo al proceso; también puede fallar al proporcionar información, o al programar citas, es decir, los días se vuelven insuficientes.

  • Exceso de control

    Revisiones extenuantes e incluso en detalles de poca relevancia (se revisa la forma y no el fondo de la información), esto retrasa la documentación, la validación, se vuelven puristas en temas de baja relevancia y no logran asumir responsabilidades y decisiones porque existe el temor constante de equivocarse.

  • Sensación de pérdida constante

    Esto implica una falta de motivación y en ocasiones un desgano constante en las actividades, puede haber una ignorancia clara de nuevas formas de trabajo. Hay olvidos, lo cual puede afectar la manera en que asumen sus responsabilidades, sienten que con la información que proporcionan, pierden poder y les restan jerarquía.

  • Negación a hacer algo diferente

    Se queda con las prácticas anteriores y se niega a aprender algo nuevo, puede enfrentar una baja identificación del proyecto. Le encuentra los defectos a cada una de las propuestas, minimiza el valor y la importancia a lo que se hace, se niega abiertamente a ver como una solución.

  • Añoranza por las conductas pasadas

    Normalmente hace referencias de lo que se ha hecho, no logra aceptar formas diferentes de trabajo. Constantemente hace comparaciones sobre lo que antes funcionaba, esto puede llevarlo a no avanzar, sino solo criticar.

  • Inestabilidad

    Vemos dificultad en la concentración, cambios de humor, resulta difícil conciliar con esta persona, ya que puede decir algo y con facilidad se le olvida, no hay un acuerdo constante, depende la respuesta del humor con el que se encuentre.

  • Estrés emocional

    Síntomas reactivos, físicos y emocionales, irritabilidad, malas relaciones interpersonales, inicia con un rechazo constante a los consultores, líderes de proyecto, se enferma con frecuencia, se torna defensivo y toma personal cada comentario.

  • Confusión

    Incertidumbre constante por lo que se está viviendo, no encuentra un beneficio, no ve claramente la meta, se cuestiona si con esto su trabajo está en riesgo.

  • Expectativas y temores

    Infundados muchas veces por no saber hacer el trabajo, no saber utilizar la metodología e incluso por los comentarios del proyecto, sus actitudes pesimistas los llevan a hablar de la inutilidad de la solución, la inexperiencia, e incluso los fracasos de los que se ha enterado.

El proceso de adopción del cambio consta de tres partes fundamentales: La comunicación, la formación y la adopción del cambio, las tres se entrelazan y son básicas para lograrlo; van de la mano una de otra y pretenden en todo momento disminuir los estados emocionales que la gente presenta durante el proceso.

Comunicación

Es el punto básico para brindar la información necesaria a los participantes, necesitan contar con los datos que les den el punto de referencia sobre cuál es la situación que va a modificarse, el impacto que tendrá en sus actividades, los beneficios que obtendrán, quiénes son los responsables de llevarlo a cabo, el rol en el que participarán, los tiempos en que se realizará, es decir, cuándo inicia y cuándo finaliza.

Formación o Capacitación

Resulta clave, debido a que los principales temores de las personas son al desconocimiento ya que se moverán de su lugar de competencia a un lugar de incompetencia, por lo que tendrá que identificarse el nivel de formación que tendrán, si es una habilidad nueva que requieran adoptar, el proceso debe ser más profundo y con un cuidado en la manera de evaluar el desarrollo, en caso de ser una actividad que han llevado a cabo solo es una transferencia de sistema, en ocasiones no es tan compleja la navegación en la herramienta, sin embargo necesitan tener los conocimientos necesarios para resolver los problemas, como el soporte para cualquier incidencia; esto favorece la adopción del cambio, ya que se consideran preparados para enfrentar el mismo, si esta satisface las necesidades puede garantizar que fácilmente podrán realizar el trabajo

Adopción

En este último tema existen 4 etapas que van a marcar todo el proceso y que tienen características especiales que es necesario solventar antes de pasar a la siguiente, una vez superándolas, se garantiza una aceptación.

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  • Contacto. En esta etapa se informa sobre la ejecución del proyecto de implementación considerando su alcance en relación a los elementos que lo componen, tiempo, beneficios, actores, etc., iniciando un proceso de comunicación.

  • Entendimiento. Se comunican los avances del proyecto, se difunden los beneficios funcionales, se informa sobre los mecanismos de apoyo y soporte. Se tiene mayor información sobre el proyecto, se han identificado los riesgos, factores de resistencia, se genera la estrategia y se llevan a cabo acciones puntuales para fortalecer el convencimiento sobre el proyecto (talleres, juntas de avance, etc).

  • Aceptación. Se transmiten los beneficios en los procesos. En esta parte se puede dar un temor hacia lo nuevo y buscarán la forma de no avanzar en el proyecto. Se asegura a través de prepararlos para la nueva situación, los cambios latentes y se trabaja con la formación.

  • Compromiso/Adopción. Una vez que se experimentaron estas etapas, las personas pueden llegar a tomar el proyecto como suyo, estar involucradas y conocer sus procesos, asumen su participación directa e indirecta y se vuelven los principales promotores de la implantación o cambio.

Se genera entusiasmo dentro de la implementación, se buscan las mejores prácticas de acuerdo a las necesidades individuales y de las áreas de negocio, se informa e involucra durante el proceso, se validan las habilidades y se fortalecen las áreas de oportunidad; esto facilita el convencimiento sobre la capacidad individual, se identifican procesos más fluidos y transparentes de operación, cada uno es responsable y se tiene una participación en el equipo.

Dentro de las implementaciones tecnológicas, se da poca importancia a la Gestión del Cambio, se minimiza el apoyo, principalmente porque se considera que la tecnología y la herramienta favorecerán el que las personas adopten el nuevo sistema por necesidad, esto incluso en algunos momentos ha sido una de las fallas principales en las implementaciones, ya que la gente vive como una imposición, no encuentra los beneficios y vive expuesta su actual forma de trabajo, siendo necesario que el proceso de comunicación sea fluido y claro, ya que esto brinda la confianza y seguridad de ser escuchados en sus necesidades actuales y en la visión de cómo adoptar una mejora, disminuyendo los estados emocionales y llevando a los ejecutores del cambio a comprometerse y lograr aportaciones valiosas que facilitarán los resultados.