Demand Driven Supply Chain

Demand Driven Supply Chain, sincronizando la Demanda con la Cadena de Suministros

Quien tenga un negocio en el que se  comercializan productos, conoce la importancia de tener un manejo adecuado de los inventarios. En general, estas reservas son almacenadas en una bodega, en donde permanecen hasta el momento en el que las necesitamos. La cantidad de insumos o productos que mantenemos guardados en el almacén es el inventario disponible “On hand” que tenemos de ese determinado bien.

 Imagen de Camelot Management Consultants

Imagen de Camelot Management Consultants

Un Sistema de Inventarios es el conjunto de políticas y controles que establecen los niveles de inventarios considerados óptimos, los puntos de reabastecimiento y los tamaños ideales de lotes que se solicitarán a los proveedores. Todo lo anterior se determina con el fin de mantener siempre surtido el almacén, con los productos y materiales que son necesarios para la operación, de tal forma que se tenga la capacidad  de cumplir con los pedidos todo el tiempo, reduciendo al mínimo la necesidad de esperar al re-surtimiento por parte del proveedor para completar las órdenes, y a su vez, cuando se pida al proveedor, se conozca con exactitud qué se tiene y qué hace falta para mantener los niveles de inventario previamente establecidos.

Una vez entendido el concepto de inventario y almacén con una explicación sencilla, pasamos al tema que nos atañe; el problema de hacer coincidir la disponibilidad de los productos con la demanda de los consumidores.

Existen negocios en los que esta predicción puede hacerse con relativa facilidad, por ejemplo aquellos que comercializan artículos de temporada, como árboles de navidad, o disfraces para día de muertos. En este tipo de negocios es relativamente fácil hacer coincidir la oferta de los productos con la demanda de los clientes. Por otro lado, hay negocios  en los que hacer estas predicciones no es tan sencillo. Comúnmente se puede medir el éxito de una compañía por los tiempos de respuesta al cliente y sus niveles de servicio, y en estos aspectos el inventario juega un papel crucial, al ser la reserva para satisfacer en tiempo la necesidad del cliente.

Se ha hecho cada vez más evidente la inconveniencia de tener niveles altos de stock o inventario, ya que estas mercancías “paradas” generan un costo por el simple hecho de estar ahí, sin rotar. Estos son los llamados costos de inventario, de manejo y almacenaje. Además, al surtir el almacén de muchos productos sin saber si se venderán todos de manera expedita, se corre el riesgo de tener mermas debido a fechas de caducidad pasadas, maltrato de los artículos por permanecer mucho tiempo en el lugar, o que simplemente pasen de moda o de temporada.

Mantener o no mantener un inventario… ¡he ahí el dilema!

Entonces, el reto al que se enfrentan los empresarios es reducir los inventarios y los costos de distribución, mientras se incrementan los niveles de servicio y la disponibilidad de producto para el consumidor final. Es el reto de administrar la cadena de valor.

Inventarios en Puntos Intermedios

Si visualizamos el flujo entre los diversos actores del comercio desde la materia prima hasta el consumidor final como una cadena (la cadena de suministros), veremos que en cada punto o eslabón es necesario tener una reserva de producto, según la fase de transformación en la que se encuentre el mismo. Estos son los llamados Inventarios en Puntos Intermedios, y existen porque los clientes, en cualquier momento de la cadena de valor, esperan satisfacción instantánea, y los productos requieren de tiempo para ser producidos. Por otro lado, el abastecimiento de productos generalmente difiere del punto en donde se encuentra la demanda, por lo que se requiere transportación y almacenaje.

Estos inventarios tienden a crecer de forma no balanceada debido a que las cantidades de inventario y mezcla de producto están frecuentemente basadas en la extrapolación de patrones anteriores, en información que no necesariamente sigue reflejando el comportamiento de nuestro mercado, y que puede estar incompleta, o vieja. Además, al haber inventarios en los diversos puntos de la cadena, cada uno de ellos se basa en crear eficiencias locales, en ese punto específico de la cadena de valor, lo que causa inventarios excesivos en el sistema, errores en la mezcla del producto y poca flexibilidad para reaccionar ante la demanda real.  Estos factores, aunados a la incertidumbre de la demanda, los procesos de abastecimiento innecesariamente largos y la baja visibilidad de la demanda real a través de la cadena de suministros, son los causantes de los inventarios desbalanceados, que a su vez se traducen en altos costos de operación y en muchos casos, bajos niveles de atención al cliente, ya que podemos caer en el bache de contar con exceso de productos erróneos e insuficiencia de productos correctos.

La incertidumbre en la Demanda

Este es un problema muy real en el mundo de los negocios y es quizá, la mayor causa para que la rotación de activos esté muy por debajo de los objetivos empresariales; debido a esta incertidumbre se tiene recursos económicos pasivos, en capacidad “ociosa”, a la espera de una manifestación repentina de la demanda.

Desafortunadamente los pronósticos de la demanda nunca son completamente exactos y tienden a hacerse más inexactos conforme se extiende su proyección al futuro. Sin embargo, la incertidumbre puede ser administrada e incluso neutralizada por conceptos probados de “Sincronización de Demanda”. De esta manera, debe haber una buena relación entre el área comercial y la de logística para contar con información adecuada que permita dicha sincronización, para mantener stocks flexibles y eficientes. El principal objetivo de la sincronización de la demanda es nivelar las necesidades de los clientes con las capacidades de suministro de la empresa.

Demand Driven Supply Chain

Por lo anteriormente expuesto, se hace patente la necesidad de manejar una cadena de suministros impulsada a través de la demanda. El tiempo que los clientes están dispuestos a esperar para recibir el producto o servicio que requieren y el tiempo de suministro total (requerido por la empresa para la producción y distribución), determinarán cómo se pueden sincronizar las actividades logísticas con la demanda.

Una mayor exactitud en las previsiones, reducirá inventarios, disminuirá rupturas en stock y mejorará el servicio al cliente, haciendo más real el cumplimiento en las cantidades y mejorando las fechas de entrega.

Para habilitar un “Demand Driven Network” es necesario empujar el inventario lo más hacia atrás y hacia arriba posible en la cadena de suministros, hacia la operación de producción, ya que es en éste punto donde el impacto por el error de pronóstico de consumo promedio es más bajo. También es importante acortar, lo más posible, el tiempo de reabastecimiento lo cual se puede lograr si se envían lotes más pequeños pero con mayor frecuencia a cada punto de la red.

A fin de que la demanda actual sea visible conforme ocurre en tiempo real o cercana a tiempo real, en cada eslabón de la cadena, será necesario aumentar el flujo de información entre los eslabones, de abajo hacia arriba.   

Existen herramientas que pueden ayudar a las empresas, particularmente en el sector del Consumer Goods dedicadas a la fabricación y venta de bienes de consumo rápido, como alimentos, bebidas, y cuidado personal a mejorar las previsiones y su sincronización con la demanda, soluciones que modulan las previsiones de la  demanda, la capacidad de producción transporte y distribución, SOP (Sales and Operations Planning) o los programas de reaprovisionamiento continuo CRP (Continuous Replenishment Programs), o de CPFR (Collaborative Planning Forecasting & Replenishment), que consisten en que el fabricante suministre al distribuidor en función de las ventas reales y los niveles de stock actuales. Así, el fabricante tiene visibilidad casi en tiempo real de las ventas de sus productos y con base en esto decide cuánto y qué producir, y cuánto enviar, quitando la necesidad de  los pedidos del distribuidor, con las ventajas en tiempo y costos que esto conlleva, para ambos socios de negocio.

Dentro del impacto que una Cadena de Suministros basada en la demanda causa en los negocios, encontramos que los tiempos de ciclos de producción y reabastecimiento se acortan, ayudando a tener una mayor respuesta y flexibilidad ante los clientes. También observamos una reducción en la incertidumbre de la demanda, de forma que podemos ver significativamente reducido el inventario requerido sin que se comprometa la capacidad de responder a picos inesperados de demanda o variabilidad en el proceso de reabastecimiento.

El enfocarse en la demanda permite a las compañías responder mejor a las necesidades de sus clientes mientras incrementan sus ganancias.

Las tecnologías de nueva generación para Cadena de Suministros y las plataformas SaaS (Software as a Service) permiten a las empresas actuales gestionar sus procesos de planeación, producción y distribución en todos los eslabones. Si todas las compañías involucradas en una cadena comparten una misma plataforma, la información puede sincronizarse logrando procesos más efectivos para todos y mayor velocidad en el retorno de la inversión.