¿Por qué tu empresa necesita un WMS?

WMS, la solución tecnológica a tus problemas logísticos

He tenido la fortuna de conocer y experimentar desde diferentes puntos de vista a la industria logística de nuestros días; como Consultor Junior de la práctica de WMS he podido participar en diferentes áreas, tales como: preventas, implementación, desarrollo y soporte, las cuales me han permitido tener una visión más integral y clara de las ventajas reales y puntuales que un sistema como este puede ofrecer, ya que puede cubrir en mayor o menor medida las necesidades logísticas que las empresas viven en su día a día.

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Hoy por hoy, el mundo logístico crece a pasos agigantados; la tecnología es un pilar competitivo y sumamente importante usado por las empresas; desde mi punto de vista, sería difícil distinguir entre las ventajas reales y puntuales que la tecnología de un WMS puede ofrecer sobre otro, sin embargo, esta diversidad permite que las marcas comerciales reconocidas funcionen y cubran de forma puntual las necesidades logísticas que pudieran presentarse en el día a día.

Existen numerosas empresas que están iniciando, de la mano de la tecnología, su recorrido en el camino logístico, sin embargo, hay otras que llevan años de operación y que han optado por mantener la forma “clásica’ de trabajar porque así les ha funcionado y es como ellos piensan que pueden mantenerse con el paso de los años, es decir, trabajando y llevando bitácoras manuales en hojas de cálculo o usando sistemas propios (de desarrollo interno), en pocas palabras, la inversión de una herramienta que pueda brindarles grandes ventajas competitivas y altos estándares en su operación, no se ve en el horizonte.

En mi experiencia como Consultor en procesos de implementación quisiera compartir sobre el concepto de operaciones “clásicas” y algunos de los escenarios que nos podemos encontrar:

El conocimiento detallado de la Operación, normalmente lo conocen una o dos personas que son gerentes o subgerentes dentro del almacén; dentro de sus roles está el saber en dónde colocar el producto, el tener el control de los trabajos que se deben realizar, ya sean recibos, surtidos, salidas, etc.; deben decidir ¿cuándo y quiénes ejecutarán el trabajo?, sólo por mencionar algunas tareas.

El control de Inventario que se tiene en el almacén depende en primera instancia del equipo de personas que realizan los conteos, ya que es importante que sea preciso; en segunda, que quienes ejecuten los recibos o salidas de mercancía informen al área de control de inventario las cantidades correctas de producto trabajado.

La coordinación de Horarios de recibo, carga y salida de camiones depende directamente de la persona que gestiona los embarques y que está en contacto directo con los transportistas.

Cotidianamente se invierte un tiempo considerable en buscar y ubicar un determinado producto que tiene pocas salidas en el almacén.

La existencia de Discrepancias entre lo “trabajado” y lo “facturado”; cobros indebidos (de más o de menos) a los clientes y proveedores por falta de acceso a datos de forma oportuna o por falta de un registro actualizado y confiable de recibos, surtidos, salidas, etc.

En ocasiones, cuando las empresas adquieren nuevos clientes y éstos requieren de una expansión de puntos de entrega o nuevos puntos de venta, son incapaces de planificar la carga de trabajo por lo que frecuentemente se encuentran trabajando horas extras; sin visibilidad del tiempo, esfuerzo y dinero que esto representa.

Como estos escenarios hay muchos, sin embargo, lo importante aquí es identificar cuáles son las fallas o debilidades presentes en cada operación y evaluar si efectivamente un sistema como el Warehouse Management System puede otorgar mejoras visibles, tangibles y cuantitativas a las empresas, es decir, mejoras que realmente justifiquen la inversión en la compra e implementación de una herramienta de este tipo.

Mis observaciones y sugerencias en cada escenario serían las siguientes:

Supongamos que el gerente y subgerente del almacén se encuentran ausentes por un día de descanso y/o una junta importante; después de ellos, en orden jerárquico seguirían los coordinadores o supervisores, quienes serían los encargados de indicar a los operadores dónde depositar cierto producto o qué trabajo ejecutar, conforme a la capacitación que hayan recibido y a su criterio; sin embargo, los criterios entre el gerente y el supervisor pueden variar, y el gerente no siempre estará conforme con las decisiones y acciones tomadas por el supervisor; en consecuencia puede solicitar que muevan el producto almacenado de una ubicación a otra, lo cual implicaría que retrabajen en una tarea ya ejecutada e impacte en tiempo, costo y eficiencia operativa.

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Con el uso correcto de un WMS los retrabajos no ocurrirían, no existirían discrepancias de criterios y tampoco sería indispensable que el gerente estuviera en todo momento presente para la toma de decisiones; las decisiones serían tomadas por el sistema con base a su algoritmo y las reglas configuradas, asegurando siempre tomar la mejor decisión de forma oportuna, optimizando tiempo, recursos y costos.

No siempre la comunicación entre personal de las diferentes áreas es fluida, además, se debe esperar a que un área informe del trabajo realizado a otra área para que estén enterados, posteriormente el área informada debe realizar los ajustes en las hojas de cálculo o el sistema interno; además, las cantidades de producto trabajado que se informan no siempre son correctas y/o la captura de las mismas puede tener errores, lo que impacta en tiempo y discrepancias de Inventario.

La gestión de control de inventario es responsabilidad directa del WMS, actualizaciones y ajustes exactos son realizados de forma automática en el mismo momento en que es ejecutado el proceso operativo, sin la intervención de una persona (evitando así el error humano). Con un WMS se rompe la dependencia que existe cuando personal de un área está a la espera de recibir información que proporciona personal operativo de otra área, como pueden ser las áreas de recibos y salidas.

Cuando una persona es la encargada de la gestión de embarques se puede prestar a favoritismos o preferencias con intereses personales por una línea transportista específica, a una mala coordinación de horarios que bloqueen el uso de puertas y rampas, o a una carga incorrecta de camiones (capacidad de carga de camión insuficiente para la orden a la cual se requiere dar “salida”).

Con el uso de un WMS la coordinación de horarios para embarques será determinada con base al algoritmo propio del sistema; quedará registro de toda tarea y/o acción ejecutada durante el proceso y los datos estarán disponibles para los usuarios que tengan permisos de consultarlos, de manera que no será información exclusiva de una persona y será transparente para todos los demás; además, éste gestionará de forma precisa las cargas de mercancía a los camiones, los horarios disponibles para ejecutar los trabajos y las puertas y rampas disponibles.

El tiempo invertido en estar buscando un producto dentro del almacén desaparecerá, porque con el uso de un WMS se tendrá conocimiento en todo momento de la ubicación exacta del producto dentro del almacén, además, se podrá saber con exactitud la cantidad de unidades existentes en todas las posiciones dentro del área y el estatus en el que se encuentra el producto; la información estará disponible de forma rápida, precisa y actualizada en todo momento para todos los usuarios autorizados y con acceso al sistema.

Un error o discrepancia de datos en el proceso de facturación puede traer consecuencias considerables, desde perdida de dinero, problemas legales y hasta la pérdida de un cliente importante; es un tema delicado que fácilmente puede ocurrir cuando no se tiene un monitoreo y control adecuado de los datos que se generan a partir de la operación diaria dentro del almacén.

Un WMS se encarga de gestionar oportunamente los datos de las operaciones, de manera que éstos se encuentren disponibles en todo momento y la actualización de estos ocurre de forma automática, conforme se van ejecutando las tareas o trabajos (se registran las transacciones en línea) durante los procesos operativos dentro del almacén. Los costos de tarifas y contratos son gestionados por el sistema y siempre se respetan los precios y políticas de cobro definidas, se evita el error humano y los favoritismos que afectan a las empresas.

Con el uso de esta herramienta se tendrá la visibilidad de todas las operaciones que se ejecutan dentro del almacén en todo momento, de manera que podrán planificar de forma eficiente las cargas de trabajo, contarán con reportes operativos en línea que les proporcionarán datos estadísticos y puntuales sobre la eficiencia de sus empleados y la productividad por departamento. Finalmente, contarán con los elementos necesarios para detectar si su personal esta equitativa y correctamente capacitado y asimismo decidir si cuentan con el suficiente personal operativo para cubrir sus tareas diarias o necesitan contratar a más personal. Es decir, podrán desaparecer los trabajos de tiempo extra y con esto reducir los gastos de la empresa.

Como podemos observar en la gran mayoría de las fallas o debilidades expuestas anteriormente, siempre está presente el factor humano y no necesariamente como una equivocación como tal por parte de la persona que realiza o ejecuta su trabajo. Considero que el problema principal es la falta de comunicación precisa y oportuna entre todos los involucrados de la operación logística para poder tomar las acciones y decisiones adecuadas que permitan optimizar las tareas en un almacén; en consecuencia, existen ineficiencias y mayores tiempos de trabajo para concluir tareas, que afectan directamente a clientes, costos y a la operación en general.

Lo mencionado anteriormente quedaría cubierto y solucionado con la implementación adecuada de un Warehouse Management System que mediante una selección adecuada y una capacitación completa e integral elevaría los estándares operativos de la industria logística y los procesos operativos de nuestros almacenes.